تويت
مكتبك هو مكانك حيثما كنت د. مها فؤاد
مكتبك هو مكانك حيثما كنت
وليس مكان وجود المكتب
العمل شيء تفعله – وليس مكاناً تذهب إليه
مفتاح النجاح ـ التناغم الهيكلي لتنظيم المعلومات
أن تجد أو لا تجد: هذا هو السؤال
هناك عنصران يجب التفكير فيهما كجزء من الإعداد للتحول إلى بيئة العمل الجديدة:
1- كيف ننظم المعلومات حتى نتمكن من العثور عليها عند حاجتنا لها؟
2- كيف لنا أن نحتفظ بالمعلومات وننظمها إلكترونياً وورقياً؟
فعالية الإدارة والإسناد
إذا احتجت للمساعدة – أين تذهب؟ وماذا تفعل؟
لا شك أن التقنيات الحديثة قد أوجدت متطلبات جديدة- في حاجة للمساعدة! لذلك أوجدت الشركات ما يُسمى بـ (مكاتب المساعدة) لمساعدة الموظفين على استخدام وإصلاح جميع الأجهزة والأدوات الإلكترونية التي تستخدمها في هذا العالم المتطور.
إن الشكوى الرئيسة على ألسنة فريق المساندة هي أننا ننتظر كثيراً قبل أن نقرر الاتصال بهم.
لذلك يجب عليك في المرة القادمة لو شككت- مجرد شك- بأنه ينبغي عليك الاتصال بمكتب المساعدة، فيجب عليك الاتصال وطلب المساعدة لإصلاح أجهزتك الإلكترونية – اتصل الآن! لا تؤجل ذلك، لأنك بهذا تقلل من احتمال حدوث الأعطال الصغيرة التي يمكن إصلاحها في وقت قصير وإلا تصبح كبيرة تحتاج إلى وقت طويل لإصلاحها.
التحديات الشائعة التي تواجه العمل في البيئة الجديدة
1- استخدام المذكرة الإلكترونية. استخدمت مذكرة صغيرة الحجم يمكن وضعها في جيب الجاكيت وأخرى كبيرة يمكن وضعها – فقط – داخل شنطة المكتب. لقد جربت مذكرات وكان تركيزي على شكل الجدول اليومي أو الأسبوعي أو الشهري. إن لكل هذه النماذج مزاياها. فالشكل اليومي يوفر لك الشكل الأسبوعي صورة أوسع ويساعدك في وضع الخطة قصيرة الأجل مع مساحة كافية للكتابة. أما الشكل الشهري فيوفر لك كتابة الكثير من الأحداث والتخطيط الفعال مع أنها ليس فيها مساحات كافية للكتابة فيها.
2- استخدم مدير البيانات الشخصي. إن عنصر الذكاء الموجود في هذه الأجهزة الدقيقة هو جهاز التوصيل الذي يسمح بنقل المعلومات بين الحاسب الآلي والمذكرة أو مدير المعلومات الشخصي. تعد أجهزة مدير المعلومات الشخصي هي الخيار المناسب لبيئة العمل الجديدة.
3- استخدام الأعمال الورقية. قد لا تحب الأعمال الورقية ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب علينا قبولها وهي:
- لقد غير الحاسب الآلي طريقة عملنا ونوع العمل الذي نقوم به.
- نقترح عليك بقوة أن تتبع القانون دائماً "افعل الأسوأ أولاً": معظمنا يضع الأشياء التي لا يحب أن يفعلها جانباً ولا يقترب منها حتى تتحول إلى أزمة. نميل حسب طبيعتنا إلى أن نستغرق وقتاً أطول في تنفيذ الأشياء التي نحب أن نفعلها حتى نتجنب الأشياء التي لا نحب فعلها. اسأل نفسك في بداية اليوم، "ماهي أسوأ الأشياء التي يجب عليَّ فعلها الآن؟". وافعلها فوراً. ثم اسأل نفسك قبل نهاية اليوم بساعة أو ساعتين وافعلها! هذه وسيلة قوية لإبعاد الأعمال الورقية والمهام الأخرى التي لا نحبها عن طريقنا.
4- تنظيم وصيانة الأعمال الورقية والملفات الإلكترونية. ننصحك بتحديد تواريخ معينة تفصلها فترات زمنية منتظمة على مذكرتك- شهرياً، ربع سنوية، نصف سنوية، وسنوية-لإجراء أعمال الصيانة والتطوير لأنظمة تنظيم أعمالك الورقية والإلكترونية.
5- هل أنت بحاجة للاحتفاظ بمعلومات إلكترونية أكثر وصيانتها واستخدامها.
6- طباعة الورق لاستخدامه وليس لتخزينه.
من دبلومة السكرتاريه التنفيذيه
مع تحيات د. مها فؤاد (مطورة الفكر الانسانى)
تعرف أكثر عن الدكتورة .مها أحمد فؤاد
http://dr-mahafouad.blogspot.com
وليس مكان وجود المكتب
العمل شيء تفعله – وليس مكاناً تذهب إليه
مفتاح النجاح ـ التناغم الهيكلي لتنظيم المعلومات
أن تجد أو لا تجد: هذا هو السؤال
هناك عنصران يجب التفكير فيهما كجزء من الإعداد للتحول إلى بيئة العمل الجديدة:
1- كيف ننظم المعلومات حتى نتمكن من العثور عليها عند حاجتنا لها؟
2- كيف لنا أن نحتفظ بالمعلومات وننظمها إلكترونياً وورقياً؟
فعالية الإدارة والإسناد
إذا احتجت للمساعدة – أين تذهب؟ وماذا تفعل؟
لا شك أن التقنيات الحديثة قد أوجدت متطلبات جديدة- في حاجة للمساعدة! لذلك أوجدت الشركات ما يُسمى بـ (مكاتب المساعدة) لمساعدة الموظفين على استخدام وإصلاح جميع الأجهزة والأدوات الإلكترونية التي تستخدمها في هذا العالم المتطور.
إن الشكوى الرئيسة على ألسنة فريق المساندة هي أننا ننتظر كثيراً قبل أن نقرر الاتصال بهم.
لذلك يجب عليك في المرة القادمة لو شككت- مجرد شك- بأنه ينبغي عليك الاتصال بمكتب المساعدة، فيجب عليك الاتصال وطلب المساعدة لإصلاح أجهزتك الإلكترونية – اتصل الآن! لا تؤجل ذلك، لأنك بهذا تقلل من احتمال حدوث الأعطال الصغيرة التي يمكن إصلاحها في وقت قصير وإلا تصبح كبيرة تحتاج إلى وقت طويل لإصلاحها.
التحديات الشائعة التي تواجه العمل في البيئة الجديدة
1- استخدام المذكرة الإلكترونية. استخدمت مذكرة صغيرة الحجم يمكن وضعها في جيب الجاكيت وأخرى كبيرة يمكن وضعها – فقط – داخل شنطة المكتب. لقد جربت مذكرات وكان تركيزي على شكل الجدول اليومي أو الأسبوعي أو الشهري. إن لكل هذه النماذج مزاياها. فالشكل اليومي يوفر لك الشكل الأسبوعي صورة أوسع ويساعدك في وضع الخطة قصيرة الأجل مع مساحة كافية للكتابة. أما الشكل الشهري فيوفر لك كتابة الكثير من الأحداث والتخطيط الفعال مع أنها ليس فيها مساحات كافية للكتابة فيها.
2- استخدم مدير البيانات الشخصي. إن عنصر الذكاء الموجود في هذه الأجهزة الدقيقة هو جهاز التوصيل الذي يسمح بنقل المعلومات بين الحاسب الآلي والمذكرة أو مدير المعلومات الشخصي. تعد أجهزة مدير المعلومات الشخصي هي الخيار المناسب لبيئة العمل الجديدة.
3- استخدام الأعمال الورقية. قد لا تحب الأعمال الورقية ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب علينا قبولها وهي:
- لقد غير الحاسب الآلي طريقة عملنا ونوع العمل الذي نقوم به.
- نقترح عليك بقوة أن تتبع القانون دائماً "افعل الأسوأ أولاً": معظمنا يضع الأشياء التي لا يحب أن يفعلها جانباً ولا يقترب منها حتى تتحول إلى أزمة. نميل حسب طبيعتنا إلى أن نستغرق وقتاً أطول في تنفيذ الأشياء التي نحب أن نفعلها حتى نتجنب الأشياء التي لا نحب فعلها. اسأل نفسك في بداية اليوم، "ماهي أسوأ الأشياء التي يجب عليَّ فعلها الآن؟". وافعلها فوراً. ثم اسأل نفسك قبل نهاية اليوم بساعة أو ساعتين وافعلها! هذه وسيلة قوية لإبعاد الأعمال الورقية والمهام الأخرى التي لا نحبها عن طريقنا.
4- تنظيم وصيانة الأعمال الورقية والملفات الإلكترونية. ننصحك بتحديد تواريخ معينة تفصلها فترات زمنية منتظمة على مذكرتك- شهرياً، ربع سنوية، نصف سنوية، وسنوية-لإجراء أعمال الصيانة والتطوير لأنظمة تنظيم أعمالك الورقية والإلكترونية.
5- هل أنت بحاجة للاحتفاظ بمعلومات إلكترونية أكثر وصيانتها واستخدامها.
6- طباعة الورق لاستخدامه وليس لتخزينه.
من دبلومة السكرتاريه التنفيذيه
مع تحيات د. مها فؤاد (مطورة الفكر الانسانى)
تعرف أكثر عن الدكتورة .مها أحمد فؤاد
http://dr-mahafouad.blogspot.com